Sola株式会社（以下「当社」）は、チーム運営ポータル「SPS」（以下「本サービス」）で取り扱う個人情報および利用組織からお預かりするデータを、法令と当社の個人情報保護方針に従って取り扱います。
本ポリシーはSPS固有の取扱いを説明するものです。当社全体の方針は Sola株式会社プライバシーポリシーもあわせてご確認ください。
1. 事業者情報
Sola株式会社
〒101-0021 東京都千代田区外神田6-14-3 VORT末広町II 9F
代表取締役社長 吉村 慶介
2. 取得・取扱いする情報
- 氏名、メールアドレス、所属組織、認証情報およびアカウント設定
- 日報、コメント、Wiki、ファイル、AI会話その他利用者が登録する業務データ
- 従業員、部署、勤怠、健康管理、安全確認、会議室、資産・監視等の組織運営データ
- アクセス日時、IPアドレス、端末・ブラウザ情報、操作・監査・エラーログ
- お問い合わせ内容および当社との連絡履歴
- 契約プラン、Stripeの顧客・subscription・請求event識別子、支払い状態および契約更新日（カード番号等の決済情報はSPSへ保存しません）
パスワードは復元できない形式でハッシュ化して保存します。本サービスへ健康情報その他の要配慮個人情報を登録する場合、利用組織は法令に従い、本人同意その他必要な手続きを行うものとします。
3. 利用目的
- アカウント登録、本人確認、認証およびワークスペースの提供
- 本サービスの機能提供、保守、サポートおよびお問い合わせ対応
- セキュリティ確保、不正利用防止、監査、障害調査および復旧
- 利用状況の把握、本サービスの品質、操作性および安全性の改善
- 重要なお知らせ、規約・機能変更および運用上必要な連絡
- 当社または当社グループ会社の法人向けサービスに関する情報の表示
- 法令遵守、権利行使および紛争対応
4. 利用組織から委託されるデータ
利用組織がその従業員、取引先その他の個人に関するデータを本サービスへ登録する場合、当社は利用組織から個人データの取扱いを委託された事業者として、利用組織の指示と本サービス提供に必要な範囲で取り扱います。利用組織は、対象者への利用目的の通知、同意取得、権限管理等を適切に行う責任を負います。
5. 第三者提供
当社は、法令に基づく場合、人の生命・身体・財産の保護等のために必要な場合その他法令で認められる場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者へ提供しません。
6. 委託先と外部サービス
当社は、メール配送、インフラ運用、認証、保守またはAI処理等、本サービスの提供に必要な範囲で個人データの取扱いを委託する場合があります。当社は委託先を適切に選定し、契約と監督を通じて安全管理を求めます。
利用組織が外部AI、Google、Microsoft、freeeその他の外部連携を有効にした場合、必要なデータが当該サービスで処理されることがあります。外国で個人データを取り扱う場合は、適用法令に従い、必要な情報提供、同意取得および安全管理を行います。
7. AI機能におけるデータ
AI機能では、利用者の入力、会話履歴および利用組織内で検索対象となる情報を、回答生成に必要な範囲で処理します。当社は、利用者の登録データを、利用組織への機能提供と品質・安全性確保の範囲を超えて、公開AIモデルの学習に利用しません。外部AI事業者を利用する場合の処理範囲は、利用組織の設定と当該事業者の契約条件に従います。
8. Cookie等
本サービスは、ログイン状態の維持、セキュリティ、画面設定および当社サービス案内の再表示間隔の保持に必要なCookieまたはブラウザ保存領域を利用します。第三者広告ネットワーク、第三者広告のための行動追跡、日報・Wiki・健康情報等の業務データに基づく広告ターゲティングは行いません。サービス案内から外部サイトへ移動する際、ワークスペースや利用者を識別する情報を遷移URLへ付加しません。利用目的を変更する場合は、本ポリシー等でお知らせします。
9. 安全管理
当社は、アクセス制御、認証、通信の暗号化、ワークスペース単位のデータ分離、監査ログ、バックアップ、脆弱性対応、従業者教育および委託先管理等、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
10. 保存期間と削除
当社は、利用目的、契約、法令、セキュリティおよび障害復旧に必要な期間、情報を保存します。利用契約終了または削除依頼後は、法令上または運用上保持が必要な情報を除き、合理的な期間内に削除または匿名化します。バックアップ上のデータは所定の保存サイクルに従って削除されます。
11. 開示、訂正、利用停止等
当社が保有するご本人の個人データについて、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去または第三者提供の停止を希望する場合は、下記窓口へご連絡ください。本人確認の上、法令に従って対応します。利用組織から委託されているデータは、原則として所属する利用組織の管理者へお申し出ください。
12. 改定
当社は、法令、機能またはデータ取扱いの変更に応じて本ポリシーを改定します。重要な変更は、効力発生日と内容を本サービスまたは当社ウェブサイトで事前にお知らせします。
13. お問い合わせ窓口
Sola株式会社 個人情報相談窓口
メール: privacy@sola-air.com
本サービスの利用条件は 利用規約をご確認ください。